Muhasebenin en temel işlevlerinden biri KAYIT işlevi olup, muhasebe bilgi sistemi içerisinde hem işin özüne ve sistematiğine hem de yasal mevzuata uygun olarak kayıt altına almanın yegane koşulu da; belgeye dayandırma olarak nitelendirilebilir.

Belgeye dayanmayan hiçbir işlem muhasebe bilgi sistemi içerisinde anlam ifade edemez. Bu bağlamda Vergi Usul Kanunu 227.- 236. Maddelerinde VESİKALAR tanımlanmıştır. Vesika olarak nitelendirilen ‘ispat niteliğine haiz kağıtlar’ fatura, perakende satış fişi(yazar kasa fişleri dahil), gider pusulası, müstahsil makbuzu ve serbest meslek makbuzları ticari ve ekonomik hayatta, işleyişin en temel belgeleri olarak tanımlanabilir.

Yanı sıra dekont, tahsilat makbuzu,tediye makbuzu,poliçe  gibi ödeme ve tahsilatlara ilişkin , ya da muhtelif virman ve benzeri bankacılık,sigortacılık işlemlerine ilişkin birtakım belgeler de bu kapsamda değerlendirilebilir.

Ancak söz konusu olan yaşadığımız coğrafya olunca da işler oldukça komik bir hal alabiliyor. Örnek vermek gerekirse İzmir’in en işlek alış veriş caddelerinden birinde bir giysi aldığınız zaman karşılığında ödeme kaydedici cihaz (yani yazar kasa) fişi istemediğinizi söylediğinizde; ‘bizim faturamız yok, fatura kullanmak zorunda değiliz, yirmi senedir böyle çalışıyoruz.’ türünden adeta abesle iştigal ‘tepkilerle’ karşılaşmak mümkün.

Bu vesileyle;bilgi eksikliğinden kaynaklanan bu durumu düzeltmek adına;köşemizi takip eden, özellikle esnaf olan okurlarımıza buradan seslenmek ve birçok konuda olduğu gibi doğru bilinen bir yanlıştan dönmelerini sağlamak isteriz.

Herhangi bir müşteriniz; işletmenizden yaptığı herhangi bir tutardaki alışverişi neticesinde ödeme kaydedici cihaz fişi(yazar kasa fişi) değil de; FATURA talep ederse VERMEK ZORUNDASINIZ. Örnek vermek gerekirse hırdavat işi yapan A işletmesinden 1 TL’lik dahi olsa herhangi bir hırdavat malzemesi alan müşteri B, işletme sahibinden bu alımına karşılık fatura isterse, işletme sahibi A muhakkak suretle fatura düzenlemek zorundadır.

İşletmenizde yazar kasanız olmasına rağmen perekende satış yapıyor olduğunuz için muhakkak suretle PERAKENDE SATIŞ FİŞİ de bulundurmak zorundasınız. Olası bir denetimde Yazar Kasanızın yanı sıra Perakende Satış Fişi ve Fatura ibraz etmemeniz durumunda ise denetmen memur tarafından tanzim edilecek resmi bir tutanak ile Vergi Usul Kanunu 353. Madde Hükümleri gereği 210 TL CEZAİ MÜEYYİDE ile karşı karşıya kalırsınız.

Ayrıca işletme sahiplerinin bilmesi gereken önemli bir husus ta her türlü alış verişlerinde fiş alamayacakları, FİŞ ALINABİLECEK İŞLEMLERİN ticari faaliyetlere ilişkin olmak ve işyerinde kullanılmak üzere KIRTASİYE, BÜRO, AKARYAKIT VE TEMİZLİK MALZEMELERİ ile sınırlandırıldığıdır. Bu kapsam dışındaki her türlü alım işlemi muhakkak FATURALANDIRILMALIDIR.

Konu ile ilgili yasal düzenleme ise 204 Seri No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde “Mükelleflerin ticari faaliyetlerine ilişkin olarak; işyerlerinde kullanılmak ve tüketilmek amacıyla satın aldıkları (Kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri gibi) ve bedeli fatura düzenleme mecburiyetini belirleyen Kanuni haddi aşmayan diğer bir anlatımla perakende satış fişi (veya yazar kasa fişi) düzenleme sınırları içinde kalan mal ve hizmet bedelleri için düzenlenen perakende satış veya yazar kasa fişlerinin gider belgesi olarak kabul edilmesi 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 257’nci maddesinin Bakanlığımıza verdiği yetkiye dayanılarak uygun görülmüştür.’ biçiminde yapılmıştır.

Burada da bilinmesi gereken en önemli husus 2016 Yılı için FATURA DÜZENLEME SINIRI olan 900 TL’nin altındaki alımların bu şekilde olabileceğidir.2016 yılı için 900 TL’yi aşan her türlü alım muhakkak FATURALANDIRILMALIDIR.

Sonuç olarak; işletme sahiplerinin ve idarecilerinin bilmesi gereken en önemli vergisel hususlardan biri de yukarıda açıkladığımız belgeye dayandırmak ve gerekli asgari belgeleri işletmede hazır bulundurmaktır. Ekonomik bir alışverişe, finansal nitelikteki herhangi bir işleme dair her türlü edim muhakkak bir belgeye dayanmak zorundadır. Aksi halde mevzuatla tanımlanan kıstaslara aykırı şekilde yasal defterlere işlense dahi indirim konusu yapılmasının mümkün olmadığı da tabiidir.